هوالعلیم
نویسنده: محمدرضا آقازاده
مخاطب: مدیران کسب و کار، مدیران پروژه، مدیران طرح و برنامه، مدیران سیستم ها و روش ها
موضوع اصلی: ساختار سازمانی
مدت زمان برای مطالعه: 20 دقیقه
ساختار سازماني، چارچوب و روشي ست كه به وسيله ي آن فعاليت هاي سازمان تقسيم، سازماندهي و هماهنگ مي شود. سازمان پروژه محور همانند هر سيستمي متشكل از مجموعه اي از عوامل متعامل است كه در راستاي دست يابي به اهداف مشخصي تعريف مي گردد و به منظور انجام پردازش برروي ورودي ها و تبديل آن ها به خروجي، نيازمند ساختار مشخصي است. ساختار سازمان هاي با کسب و کار پروژه، شامل یکی از انواع زیر است:
- وظيفه محور
- ماتريسي (ضعيف، متعادل و قوي)
- پروژه محور
اما اجازه دهید تعریفی در ارتباط با ساختار ماتریسی ارائه کنیم تا موضوع کمی شفاف شود. ساختار ماتریسی از ترکیب ساختار وظیفه‌ای سنتی و تیم‌های پروژه به‌وجود می‌آید (که دارای طیف ضعیف، متعادل و قوی است). معمولا هنگامی که سازمان‌ها پروژه‌های بزرگ، فرایندهای توسعه‌ی محصول جدید یا حتی کمیته هایی برای حل و فصل معضلات موقت یا دائمی دارند، از این ساختار استفاده می‌کنند. آنها کارکنانی را از انواع بخش‌های وظیفه‌ای سازمان انتخاب می‌کنند و با آنها یک تیم تشکیل می‌دهند. این کارکنان پس از پیوستن به تیم همچنان موقعیت قبلی خود را حفظ می‌کنند، زیرا تیم‌های پروژه‌ای یا کمیته ها معمولا موقت هستند و پس از اتمام کار منحل می‌شوند.
در این جا شاید این سوال مطرح شود که آیا دانش مربوط به ساختار ماتریسی صرفا برای سازمان های با کسب و کار پروژه ای مناسب است؟
قطعا پاسخ این سوال خیر است!
سازمان های (باساختار) ماتریسی نه تنها به صورت مستقل، خود یک ساختار سازمانی معنا دار هستند بلکه به صورت یک ساختار درونی نیز در سازمان های با ساختار کارکردی یا وظیفه ای (که دارای واحدهایی مانند بازاریابی، فروش، منابع انسانی و … هستند) گرفته تا سازمانهای نوین فرآیندی، شاید بیشتر به چنین ساختاری نیاز داشته باشیم. در واقع اگر عمیق تر نگاه بیندازیم، سازمان های سنتی با ایجاد یک ساختار درونی ماتریسی در بسیاری مواقع مشکلات ساختار اصلی را تا حدودی حل می کنند.
درمان معضلات ساختار ماتریسی
ما از روش های مختلفی مانند بررسی منابع، مصاحبه با خبرگان و … به معضلات اصلی ساختارهای ماتریسی دست یافتیم که عبارت است از:
- تعارض و عدم كفايت اختيارات مديران
- جنگ قدرت و قدرت نسبي ناصحيح مديران پروژه اي و مديران تخصصي نسبت به يكديگر
- اتلاف منابع نسبي ناشي از ويژگيهاي ساختاري
- ابهام سازماني و فشار رواني به دليل پيچيدگي ناشي از عدم وحدت فرماندهي
- سياست بازي ها و فضاي منفي منابع انساني (مديران و كاركنان)
- انگيزه پايين
- كاهش سطح تبعيت كاركنان از دستورات مافوق به دليل نبود ثبات
- نامناسب بودن سيستم گزارش دهي، اطلاعات، دانش و ارتباطات
- نيازمندي به توانمندي بالاي مديريتي
- نيازمندي به توانايي بالاي سازماني كاركنان
در ادامه تحلیل تطبیقی- کیفی معضلات و راهکارها در جدول زیر ارائه می شود:
راهکار اول–تدوين ساختار منظور شناختي ماتريسي و تبيين پروتكل اولويت دهي پروژه. ، برای مشکلات:
- ابهام سازماني و درنهايت فشار رواني به دليل پيچيدگي ناشي از عدم وحدت فرماندهي
- جنگ قدرت و قدرت نسبي ناصحيح مديران پروژه اي و مديران تخصصي نسبت به يكديگر
- اتلاف نسبي منابع ناشي از ويژگي هاي ساختاري
راهکار دوم– در صورتي كه اهداف عمدتا بر اساس كارايي درون سازماني و كيفيت بالاي فني، محيط ترجيحا با ثبات، تكنولوژي تقريبا عادي و يكنواخت باشد: قدرت و اختيارات بالاتر با دواير كاركردي و تخصصي،
راهکار سوم – در صورتي كه اهداف عمدتا به صورت رضايت مشتري، سازش با محيط و اثربخشي خارج از سازمان + محيط نسبتا با عدم اطمينان + تكنولوژي تقريبا پيچيده باشد، قدرت و اختيارات بالاتر با محوريت پروژه ها توزيع خواهد شد.،
راهکار چهارم-استفاده از سيستم بودجه ريزي دو گانه، برای مشکلات:
- جنگ قدرت و قدرت نسبي ناصحيح مديران پروژه اي و مديران تخصصي نسبت به يكديگر
- تعارض و عدم كفايت اختيارات مديران
راهکار پنجم-رسمي نمودن فرآيند برنامه ريزي پروژه ساليانه به منظور پايش و ارزيابي عملكرد گروه هاي وظيفه اي مبتني بر اهداف كلان پروژه ها و نيز طراحي سيستم گزارش دهي، برای مشکلات:
- سياست بازي ها و فضاي منفي منابع انساني (مديران و كاركنان)
- جنگ قدرت و قدرت نسبي ناصحيح مديران پروژه اي و مديران تخصصي نسبت به يكديگر
- نامناسب بودن سيستم گزارش دهي، اطلاعات، دانش و ارتباطات
راهکار ششم– ارتباطات حداكثري ميان پروژه اي به منظور تبادل اطلاعات و منابع، برای مشکلات:
- اتلاف نسبي منابع ناشي از ويژگي هاي ساختاري
- نامناسب بودن سيستم گزارش دهي و ارتباطات
راهکار هفتم– تشكيل ائتلاف و تركيب منابع اجراي تصميمات (اختيارات سازماني، قدرت سازماني و نفوذ مبتني بر اعتماد متقابل) در هر دو حوزه ي كاركردي و پروژه اي با اولويت خاص از طريق :
- بكارگيري افراد با اختيارات و نفوذ (وظيفه اي) بالا در حوزه هاي پروژه اي (درگير شدن اختيار و قدرت وظيفهاي و پروژه اي)
- اعطاي اختيار به مديران پروژه اي در حوزه هاي وظيفه اي، برای مشکلات:
- جنگ قدرت و قدرت نسبي ناصحيح مديران پروژه اي و مديران تخصصي نسبت به يكديگر
- كاهش سطح تبعيت كاركنان از دستورات مافوق به دليل نبود ثبات
راهکار هشتم– طراحي سيستم دستاورد صحيح مبتني بر مولفه هاي متعدد مانند دوره عمر سازمان، برای مشکلات:
- انگيزه پايين
- كاهش سطح تبعيت كاركنان از دستورات مافوق به دليل نبود ثبات
راهکار نهم– تشكيل تركيب لازم نوع شناختي شخصيت مديران در هر دو حوزه ي پروژه اي و وظيفه اي، بر اساس مشخصه هاي PAEI جهت افزايش اثربخشي و كارايي در كوتاه و بلند مدت ، برای مشکلات:
- نياز به توانمندي بالاي مديريتي
- سياست بازي ها و فضاي منفي منابع انساني (مديران و كاركنان)
راهکار دهم– توانمند سازي مديران ساختار ماتريسي در حوزه هاي:1.برنامه ريزي 2. سازماندهی، 3. شبکه گرایی، 4. مدیریت اطلاعات و دانش سازمانی، 5. رفتار سازمانی، برای مشکلات:
- نياز به توانمندي بالاي مديريتي
راهکار یازدهم– توانمند سازي كاركنان در حوزه هاي: 1. تغییرات سازمانی 2. ارتباطات، 3. کارتیمی، برای مشکلات:
- نيازمندي به توانايي بالاي سازماني كاركنان
- ابهام سازماني و درنهايت فشار رواني به دليل پيچيدگي ناشي از عدم وحدت فرماندهي.
بدیهی است با کاربست روش های فوق، حتی پیش از وقوع هر یک از معضلات ماتریسی می توان سازمان را برای جلوگیری از ورود به بحران و همینطور افزایش اثربخشی بیمه کرد!
ملاحظات فایده مندی:
- (همانطور که عنوان شد) این مطلب الزاما مورد توجه سازمان های با کسب و کار پروژه ای نیست. بلکه سازمان های وظیفه ای و سنتی نیز، وقتی کمیته های دائمی یا موقت تشکیل می دهند، در واقع از ساختار درون ماتریسی استفاده کرده اند!
- برای درمان معضلات ساختار ماتریسی هم می توان، پس از وقوع مشکل به انجام راهکار درمانی پرداخت و هم پس از آن! و یا زمانی که احتمال وقوع معضل می رود. هیچ الزام و اجباری نیست! اما اگر قصد دارید بعد از رخدادن مشکل و از طریق علائم آن با طمأنینه به رفع آن بپردازید، مشکلی نیست، اما هزینه اش با خودتان!
- چنانچه در سازمان خود با چالش ساختاری مواجه هستید، تینوا با خدمت مشاوره سازمانی در کنار شما است!
- اما اگر هنوز نسبت به عارضه های سازمان خود اشراف ندارید، تینوا با خدمت عارضه یابی سریع و رایگان (FQD)، در کنار شما خواهد بود.
منابع:
آنچه در این مطلب بیان شد، خلاصه ای از یک پژوهش واقعی است که سال سال 94 توسط نگارنده و تیم همراه، انجام شد. اصل مقاله که در فصلنامه علمی- ترویجی (ISC) مدیریت کیفیت و استاندارد چاپ شده است را از این قسمت می توانید دانلود کنید.
-آقازاده, محمدرضا؛ آمنه فرهمند و کاوه محمدسیروس، ۱۳۹۴، توسعه مدلی برای شناسایی و درمان معضلات ساختار ماتریسی در سازمان های پروژه محور، فصلنامه مدیریت استاندارد و کیفیت 5 (3)
نظر دهید