مدیریت اثربخش زمان، به زبان آدمیزاد

هوالعلیم

نویسنده: محمدرضا آقازاده (گردآوری و تلخیص)

مخاطب: مدیران طرح و برنامه، همه افراد در سطح فردی

موضوع اصلی: مدیریت رفتار سازمانی، مدیریت استراتژیک

مدت زمان برای مطالعه: 10 دقیقه

انسان ها برای آنکه واقعا اثربخش باشند باید همواره بدانند چه چیزی مهم است و شاید مهمتر آنکه، چه چیزی مهم نیست. روش آیزنهاور برای برخورد با یک دستور کار کامل و تعیین اولویت های مسایل و وظایف پیش رو تشخیص دو بعد را طلب می کند:

• اهمیت (به صورت نسبی)
• فوریت و ضرورت

مشکلات بسیاری که به دستورهای کار کامل مربوط می شود، از ناتوانی افراد در تشخیص تفاوت بین اهمیت و فوریت سرچشمه می گیرد. چنین توصیفی تفسیرما را از رویکرد آیزنهاور تشکیل می دهد.

کاربردهای مدل:

برای ترسیم ماتریس آیزنهاور باید پنج گام ساده را طی کنید:

1. فهرست کردن امور یا پروژه: در این مرحله همه مسایل و وظایف را فهرست بندی کنید
2. اولویت بندی بر اساس اهمیت: فرض کنید برای هر عنصر همه وقت های عالم در اختیار شما بود و برای هیچ چیز نیاز به مهلت نداشتید. بر این پایه، همه عناصر (یا گروه ها) راب ر اساس نوعی تقدم یا اهمیت رتبه بندی کنید.
3. اولویت بندی بر اساس فوریت: اکنون دوباره به دنیای واقعی بازگردید و ببینید مهلت قطعی یا آخرین تاریخ ممکن برای آغاز کردن هر وظیفه یا رسیدگی به هر مساله کدام است.
4. طراحی و ترسیم: عناصر را در دو بعد، طبق اهمیت آنها (بند 2) و فوریت آنها (بند 3) به صورت نموداری مشخص کنید.
5. دسته بندی و تعیین استراتژی (راهکار): در نهایت این همان جایی است که شما اولویت های خود را بر پایه زمان یا ظرفیت موجود در نظر می گیرید. در این مرحله مشخص می شود که با هر کدام از امور یا پروژه ها، با چه رویکرد و استراتژی ای برخورد کنید.

یادمان باشد شگرد کار در این است که خود را در اولویت بندی آموزش دهید. به این تربیت، می توانید همه کارهای مهم را (که شاید بعضا کم اهمیت تر باشند) انجام دهید و دور و بر شخص (یا تیم یا واحد) خود را خلوت کنید.

به طور کلی، تجربه می گوید،  افراد هنگامی که از انجام دادن کاری لذت می برند، نسبت به زمانی که برای انجام دادن آن زیر فشار هستند، اثربخش تر عمل می کنند (البته تا میزان محدودی). افزون بر لذت و فشار، انضباط هم نقش مهمی ایفا می کند که بدون آن، ایجاد تمایز بین فوریت یا اهمیت زیاد و کم ممکن نیست.

• اگر هنوز نسبت به عارضه های سازمان خود اشراف ندارید، تینوا با خدمت عارضه یابی سریع و رایگان (FQD)، در کنار شما خواهد بود.

ملاحظات فایده مندی:

چارچوب های مدیریت زمان، من جمله مدل مشهور آیزنهاور (در عین سادگی) که از نظر گذشت، هم در سطح فردی، تیمی و در نهایت سازمانی قابل استفاده هستند. چراکه این چارچوب ها مساله ی اولویت دهی را برای شما مرتفع می کنند.

در سطح واحد و سازمان، برای اولویت دهی پروژه/ اقدامات به صورت مجزا، و یا حتی در مقوله جاری سازی استراتژی ها و زمان بندی شبکه پروژه های سازمانی (فرضا خروجی تدوین کارت امتیازی متوازن سازمانی) می توان استفاده کرد.

منابع:

• احمدپور داریانی، محمود؛ مقیمی، سیدمحمد (1390). مبانی کارآفرینی. تهران. فراندیش.
• Zimmerrer, T., Scarborough, N. (2006). Essentials of entrepreneurship and small business management, prentice hall.
• گزارش مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی وزارت تعاون ، کار و رفاه اجتماعی
• تجربیات نگارنده.